Il problema di una mancata o scarna comunicazione viene evidenziato sia nelle piccole o medie imprese sia nelle multinazionali. Ovviamente il fenomeno si manifesta in due modi del tutto diversi. Nel primo caso, dato che abbiamo una gestione nella maggioranza dei casi gerarchica, la comunicazione subisce un ‘freno’ nella sua divulgazione. I dirigenti sono restii a condividere le linee strategiche con i dipendenti e cercano così di portare avanti i progetti senza confrontarsi con gli altri reputando quindi superfluo il loro contributo per la crescita dell’azienda. Nelle multinazionali, invece, dato l’ingente numero di dipendenti, si tende a settorializzare l’azienda e far così fluire le informazioni in base all’area di interesse.
In entrambi i casi non viene data quella panoramica a 360°, di quale sia la mission aziendale, cioè il focus verso cui ogni dipendente dovrebbe indirizzare il proprio lavoro.
La struttura gerarchica non aiuta perché, il più delle volte, viene implementata una struttura comunicativa top down e non sempre vale il contrario e, infatti, sono davvero pochi i dirigenti aggiornati su cosa stia accadendo ai piani bassi della piramide aziendale.
Nella comunicazione circolare, applicata dalle multinazionali, sicuramente le informazioni fluiscono in modo più veloce ma bisognerebbe creare dei clusters o nodi di riferimento che raggruppino tutte le altre nozioni base che vengono inoltrate ad altre aree.
Deve esserci un flusso trasversale, delle informazioni all’interno dell’azienda, dato che, tutti, devono partecipare attivamente alla comunicazione inerente la loro specifica area operativa e, al tempo stesso, sapere anche cosa stia accadendo negli altri settori.
Ma quali sono le regole magiche che possono rendere una comunicazione destrutturata in una comunicazione efficace ed efficiente?
Purtroppo non esistono dei punti cardine a cui far riferimento in caso di necessità perché ogni azienda è a sé, ha una sua struttura e una sua organizzazione interna.
Possono però essere implementate delle linee guida che permettano ai responsabili della comunicazione (nelle multinazionali) o ai dirigenti (nelle piccole medie imprese) di comunicare ad hoc con tutte le risorse che lavoro nell’impresa, quali ad esempio:
- Indire degli incontri mensili con tutti i responsabili di area o reparto e condividere le problematiche incontrate nello sviluppo dei vari progetti o proporre nuove idee. In alcune aziende possono essere fissati addirittura dei briefing settimanali soprattutto quando ci sono progetti di breve durata in modo da poter costantemente monitorare tutto.
- Far sì che la mission aziendale sia ben chiara e visibile da ogni dipendente, compreso l’AD che, per primo, ne deve essere un promotore.
- Inserire nell’ODG di ogni dipendente la regola delle 3C: condivisione, collaborazione e corroborazione. Il collante delle tre ‘paroline magiche’ è, ovviamente, la comunicazione.
- Il coordinamento è essenziale ad ogni livello aziendale e deve essere supportato da una buona base di formazione.
- Creazione di documenti condivisi facili da reperire e di una bacheca dove appendere le circolari oppure anche per sponsorizzare eventi di team building per aumentare l’affiatamento tra i vari gruppi di lavoro.
- Creazione di un calendario aziendale con tutti gli eventi aggiornati.
- Utilizzare sia Intranet (rete interna aziendale) e chat per avere una comunicazione più diretta ed immediata rispetto alle e-mail o telefonate, anche se esse rimangono sempre tra le migliori best practices perché non si rischia di instaurare rapporti troppo friendly e di perdere quel minimo di formalità che deve sempre esserci per il buon sviluppo aziendale.
- L’open space e l’abitudine di lasciare sempre la porta dell’ufficio aperta permettono di scardinare molte barriere comunicative. I dipendenti sono quindi più propensi ad interagire in modo diretto o verbale per la risoluzione di problemi rispetto ad inviare una e-mail.
- Dare sempre un feedback sul lavoro svolto da ogni dipendente permette all’azienda di avere delle risorse gratificate e maggiormente incentivate a fare meglio il proprio lavoro, lavoro che non verrà più percepito solo come un mezzo per percepire uno stipendio ma come contributo per il raggiungimento della mission, dell’obiettivo. Bisogna cioè arrivare alla piena consapevolezza che ogni collaboratore è un valore aggiunto per l’azienda.
- …
La comunicazione deve essere chiara, concisa ed efficace affinché possa essere compresa da tutto l’organico. Questo compito spetta sicuramente ai Responsabili della Comunicazione e agli AD che devono condividere le loro idee e obiettivi coinvolgendo tutti. Possono delegare, affidare compiti e creare un linguaggio universale con i dipendenti, creare cioè un clima di affiatamento e di partecipazione attiva.
Più una risorsa si sente apprezzata per il lavoro svolto, maggiormente sarà propensa a dare il massimo delle proprie potenzialità e a non vedere il collega come un competitor ma come un compagno affidabile su cui contare in caso di necessità.
Alcune volte viene portato come esempio il metodo del trinomio della perfetta collaborazione:
“Soldi, riconoscimenti e formazione”. Se l’AD riesce ad incentivare il dipendente premiandolo quando raggiunge un obiettivo, riconosce platealmente il suo lavoro ed impegno. Questo atteggiamento, sicuramente, stimolerà tutto l’organico a tenere un buon ritmo di lavoro e anche uno status di benessere elevato. La formazione entra in gioco quando vogliamo dare la possibilità ad una risorsa di fare l’escalation interna o di recuperare lacune che al momento si evidenziano a causa di una esperienza pregressa in quel settore.
Quello che bisogna evidenziare è che la comunicazione permette di far sviluppare ed elevare l’azienda e ciò può accadere solo con una costante e mirata implementazione di essa.
Fonti:
